30 Maneiras de Reduzir Custos Sem Reduzir a Qualidade ou a Experiência dos Clientes

Segunda, 4 de Janeiro de 2021  .  Leitura: 21 min

Muitas vezes falamos sobre o número impressionante de maneiras de perder dinheiro no negócio de restaurantes, seja na cozinha, no salão de jantar, no bar, nas áreas de armazenamento ou no escritório.

Sendo este o caso, é lógico que também existem muitas coisas que podemos fazer para impedir as perdas do dia a dia na nossa empresa.

Nesse artigo, nós descrevemos 30 práticas comprovadas para que restaurantes grandes e pequenos possam reduzir significativamente desperdício, minimizar perdas e melhorar a eficiência e a lucratividade em geral.

Use esse artigo como um checklist para identificar possíveis problemas e oportunidades para melhorar.

Acredite no processo, embora alguns itens possam não ter o potencial de gerar grandes economias, o efeito acumulativo é o mais importante nesse caso!

1. Nunca permita que mais de uma pessoa acesse a gaveta de dinheiro:
Uma das coisas mais difíceis de detectar em um restaurante é quando alguém está roubando dinheiro. Isso se agrava ainda mais, quando várias pessoas têm acesso a uma determinada gaveta de dinheiro.

Isso dificulta bastante a identificação de um possível funcionário que esteja roubando, já que, mais de uma pessoa acessa o mesmo caixa no mesmo turno.

Portanto, tenha apenas uma pessoa responsável por essa função por caixa registradora.

2. Mantenha níveis de estoque baixos (apenas o suficiente):
Obviamente, há um limite para o quanto você pode diminuir os níveis de estoque, mas é comum que muitos restaurantes tenham mais suprimentos do que realmente precisam.

Avalie seus níveis de estoque, produto por produto, e baseie seus níveis de reabastecimento em quanto você realmente usará até que a próxima entrega chegue e acrescente um fator de segurança razoável.

Ao reduzir o estoque em excesso, você terá mais dinheiro em caixa, menos desperdício e perdas, e provavelmente verá sua equipe fazer um trabalho melhor ao dividir e manusear seus produtos, que são caros, quando houver menos à mão.

3. Faça treinamento cruzado com todos os colaboradores:
Um dos grandes erros que muitos donos de restaurantes cometem é confiar em certos colaboradores como os únicos que podem fazer um certo trabalho.

Através do treinamento em diversas funções, permite-se reduzir o número de funcionários escalados, especialmente para a linha da cozinha. Atente-se para o aspecto legal e jurídico dessa prática.

Consulte um advogado para entender o que é possível fazer legalmente no seu caso específico.

4. Controle o uso de papel toalha, toucas, luvas, aventais e guardanapos:
Um método para reduzir esse custo é disponibilizar esses materiais descartáveis no início de cada turno, em vez de permitir que os funcionários os peguem sempre que quiserem.

Da mesma forma, você pode reduzir o uso de guardanapos usando uma unidade dobrada por pessoa, e um dispensador de guardanapos por mesa. Nunca permita que sua equipe use guardanapos para limpeza.

5. Mantenha as bebidas sempre trancadas:
Um método comprovado para reduzir o roubo e as vendas não registradas é manter o estoque de bebidas alcoólicas a sete chaves.

Estabeleça estoque que ficará armazenado em prateleiras para todos os itens de bebidas do seu restaurante.

No final de cada turno, os garçons devem levar ao gerente todos as garrafas de bebidas de dose (não permita que as garrafas vazias sejam jogadas fora), e o número de cada item das bebidas alcóolicas necessário para trazer o estoque de volta ao nível estipulado.

Nunca dê aos funcionários a chave do estoque de bebidas e permita apenas que a gerência faça o reabastecimento de estoque. Tenha um inventário contendo os números de cada tipo de bebida alcóolica para simplificar as contagens dos estoques e dos pedidos de fornecedores.

6. Coloque uma câmera de vídeo na área de lixo:
Funcionários desonestos muitas vezes roubam carnes, garrafas de bebidas alcoólicas ou outros itens caros, escondendo-os em bolsas, mochilas e sacos plásticos.

No entanto, para um empregado roubar um pacote inteiro de produto, o método de operação preferido é jogá-lo no lixo e voltar para pegá-lo mais tarde.

As contagens de estoque dos itens principais ajudam a identificar possíveis roubos, mas saber como esse produto foi extraído do estoque é muitas vezes difícil de ser percebido.

Ter uma câmera de vídeo apontada para a área do lixo, vai ajudar muito a identificar possíveis situações suspeitas.

7. Liste os seus itens principais e controle o estoque:
Este é um dos controles de custos mais básicos, mas eficazes, no negócio de restaurantes e a maioria dos donos de restaurantes insistem em não fazer.

Para fazer isso, é simples, liste de 10 a 15 insumos e produtos principais que compõem a maior parte do seu custo. A cada dia, conte e registre a quantidade inicial disponível para cada produto.

Adicione a isso qualquer compra que você fizer durante o dia. No final do turno de fechamento, conte o estoque final e calcule o uso de cada item, adicionando a quantidade inicial e as compras e, em seguida, subtraia a quantidade disponível.

O resultado é a quantidade de cada produto que foi usado. Agora, compare esse número com o relatório de vendas. Se o uso real for maior que o apontado no relatório de vendas, investigue imediatamente.

Pode ser um sinal de roubo ou outro problema na sua operação.

8. Tenha fichas técnicas dos seus produtos:
Para ser lucrativo, um restaurante não apenas precisa atingir metas de vendas específicas, mas também deve atingir determinados objetivos de custo.

No entanto, se você não sabe qual deve ser o seu alvo, como você pode esperar atingi-lo? O primeiro passo para projetar uma meta de custo é ter especificado os valores de todos os produtos e insumos.

Usando as fichas técnicas, é possível calcular o custo de cada receita para comparação com o preço de venda.

9. Manter o controle de cancelamentos de vendas e descontos:
Em primeiro lugar, restrinja as funções de cancelamento e desconto apenas aos gerentes.

No entanto, você também deve ter um sistema de controle de cancelamentos dos gerentes, afim de manter os motivos de cancelamentos e descontos documentados.

Esse controle ajuda a reduzir a probabilidade de eles usarem a função de cancelamento para embolsar o dinheiro das vendas.

Infelizmente, o roubo de gerentes muitas vezes nunca é detectado pela autonomia que eles tem no restaurante. A única maneira de combater isso controlar o histórico de cancelamentos e descontos.

10. Programe as refeições dos funcionários para horários fora do pico:
É difícil controlar o número de funcionários ideal para atender a demanda que você vai ter todos os dias. Você nunca sabe quando uma avalanche de clientes decide aparecer, saindo de algum evento especial, por exemplo.

Portanto, cuide da escala de refeições dos seus colaboradores, para que nunca seja feito em momentos de picos do restaurante. Dessa forma, você vai conseguir manter uma equipe no mínimo regular, dentro do seu planejamento para esse dia.

11. Nunca permita que os funcionários levem o lixo para a lixeira sem aprovação do gerente:
O método mais fácil de roubar é descartar o produto roubado com o lixo. Por esse motivo, qualquer acesso dentro e fora da porta da cozinha deve ser controlado.

Tenha um horário definido para remoção do lixo, dando ao gerente a oportunidade de inspecionar visualmente o que está sendo descartado.

12. Estabeleça e use especificações detalhadas para cada produto que você compra:
Especificações detalhadas dos produtos são necessárias para garantir a consistência e a padronização de seus produtos. Isso vai ajudar inclusive a comparar com precisão as ofertas que você recebe.

Qualquer alteração nessa padronização, pode trazer uma percepção ruim do seu cliente.

13. Não aceite entregas durante o horário de operação:
Durante o expediente de funcionamento, seu pessoal fica sobrecarregado e não pode fazer um trabalho preciso de recebimento de seus produtos.

Tenha uma política junto aos seus fornecedores de horários de entrega e recebimento de mercadorias.

14. Garanta o uso máximo de seus produtos:
Tenha um plano para usar sobras utilizáveis e subprodutos em algum outro lugar do menu. Cascas, aparas e outros subprodutos, podem virar facilmente caldos, sucos, temperos e molhos. Fique atento a isso!

15. Compre apenas o que você precisa:
A compra excessiva é uma das coisas mais caras que você pode fazer nesse negócio. Isso leva a mais desperdícios e perdas. Cuidado com as ofertas recebidas dos vendedores que visitam o seu restaurante.

Você pode ser facilmente induzido a comprar produtos desnecessários, apenas por estar em oferta.

16. Não deixe pessoas estranhas terem acesso ao seu estoque:
Permita apenas que os seus funcionários autorizados tenham acesso ao seu estoque.

Durante o recebimento de mercadorias, é comum ver entregadores ou motoristas tendo acesso ao estoque dos restaurantes, e isso pode acarretar pequenos roubos. Evite essa situação restringindo o acesso não autorizado.

17. Sempre use uma balança para receber mercadorias compradas:
Pese todos produtos que você compra por quilo. Retire as caixas de papelão, de plástico ou madeira quando for pesar os produtos que você está recebendo.

Fazendo esse procedimento, você está se protegendo de receber menores quantidades do que foi negociado. Sempre compare as quantidades descritas nas notas fiscais com o peso real da balança.

18. Realize auditorias periódicas de caixa surpresa:
Uma das maneiras mais comuns para os funcionários caixas ganharem dinheiro extra por fora é “construir o caixa”. É um processo simples de colocar todo o dinheiro que eles recebem dos clientes exatamente onde devem ir, na gaveta do caixa.

No entanto, ela pode ter recebido o dinheiro de um refrigerante ou de algum outro ítem e não ter feito o registro. O cliente, no entanto, é cobrado normalmente.

Isso significa que mais dinheiro vai para a gaveta do caixa do que a quantidade de vendas que está sendo registrada. De vez em quando, pegue a gaveta do caixa e faça uma auditoria surpresa, comparando o quanto deveria ter de dinheiro e quanto realmente tem.

Se você encontrar alguma divergência, você tem um problema com a incompetência ou com a tentativa de roubo pelo funcionário. Na maioria das vezes o problema é o roubo.

19. Calcule seu custo ideal regularmente:
O pré-requisito para controlar os custos, é saber qual deve a sua meta. Primeiro, você deve passar pelo exercício de levantar os custos de todo o seu menu, e em seguida, calcule o custo ideal com base na precificação dos produtos que você vende.

Com isso, você vai ter uma meta de encontrar fornecedores que consigam entregar os produtos que você precisa, dentro das metas estipuladas. Isso vai trazer, sem dúvida nenhuma, uma economia em escala para o seu processo de compras.

20. Use pedidos de compra:
Mantenha um registro de todos os seus pedidos de compra, a quantidade encomendada e o preço cotado. No recebimento, verifique se isso corresponde ao que está fisicamente sendo entregue.

Os erros acontecem e eles geralmente não são a seu favor.

21. Concentre-se em vender seus itens de menu de maior lucro bruto, mesmo que o custo seja mais alto:
Existem momentos em que um custo maior de alimentos pode significar mais lucro. Isso acontece quando você vende produtos de maior valor agregado, por exemplo: um prato que tenha camarões frescos ou presunto de parma.

Pela sofisticação, esses produtos tem um maior valor percebido do que pratos simples como uma porção de batatas fritas, por exemplo. O camarão e o presunto de parma tem custos bem mais altos, mas permitem uma lucratividade bruta bem maior também!

22. Tente manter o maior volume de suas compras com fornecedores únicos:
Comprar uma grande quantidade de produtos de um fornecedor, pode fazer com que a negociação fique melhor pela economia de escala.

Quando você compra seus suprimentos em lugares diferentes, você reduz suas chances de pedir descontos. Na maioria dos casos, comprar a maioria dos produtos com um fornecedor tende a criar a oportunidade de reduzir os preços e custos gerais de produção e logística.

As relações com um único fornecedor trazem melhor custo benefício, pois os fornecedores concordam com uma determinada porcentagem ou valor em dinheiro de “margem de desconto” sobre seu custo.

Muitos donos de restaurantes têm bons relacionamentos com seus fornecedores e alguns até afirmam que isso é uma das principais razões para seu sucesso.

23. Controle as quantidades do pré-preparo diariamente, para evitar desperdício:
Para controlar a característica de alimentos frescos, o desperdício e as perdas, é necessário conhecer a quantidade de comida que deve ser preparada para o dia, com base nas vendas previstas.

Ter produtos demais pré-preparados, pode resultar em funcionários beliscando comida, desperdício e perdas. Ter produtos de menos resulta em ficar sem suprimento necessário na cozinha, e isso gera problemas com o cliente.

Ao estabelecer e reavaliar constantemente as quantidades de alimentos pré-preparados, você ajuda a reduzir o desperdício excessivo.

24. Tenha controle sobre o valor da diminuição e o desperdício em peixes, carnes e aves:
Esses produtos têm alto custo por quilo e a diminuição do peso, desperdício e pequenas aparas são fatores significativos que podem prejudicar sua lucratividade.

Se você comprar peças inteiras e fizer seus próprios cortes, cuide para calcular a perda de ossos, pele, carapaças e outras quebras que possam surgir nesse processo.

25. Use fichas técnicas de produção na cozinha:
A maioria dos cozinheiros aprende a memorizar o menu rapidamente. Isso pode ser positivo para o ganho de velocidade no preparo dos pratos.

No entanto, grandes menus muitas vezes têm ingredientes e porções muito semelhantes e pode ser fácil confundí-los. Um método para garantir a consistência é afixar as fichas técnicas de produção da receita na cozinha.

Nessa ficha deve conter os ingredientes, o modo de preparo e se possível a foto do prato, para que os cozinheiros possam consultar rapidamente os padrões de execução caso tenham dúvidas.

26. Filtrar o óleo de fritura todos os dias:
Troque o óleo de fritura semanalmente. Para restaurantes que servem muitos itens fritos, como frutos do mar, batatas fritas ou aperitivos, manter o óleo limpo e fresco não só aumenta o sabor dos alimentos, mas também prolonga a vida útil e, portanto, ajuda a controlar o custo.

Considerando que em uma fritadeira média cabem entre 20 e 25 litros de óleo para encher cada fritadeira, ter uma rotina diária de filtragem pode economizar muito dinheiro.

27. Desligue os queimadores do fogão, fritadeiras ou fornos desnecessários fora do horário de pico:
Uma oportunidade frequentemente negligenciada para redução de custos é o custo de gás e energia elétrica. Queimadores de gás, exaustores, fritadeiras e fornos elétricos podem desperdiçar muito dinheiro a cada ano.

Acrescente a isso a eletricidade para o ar condicionado do salão desnecessariamente. A redução do uso desses componentes durante a operação, em momentos de ociosidade, pode produzir economias de custo significativas.

28. Use impressoras de requisição de pedidos para cozinha e bar. Obrigatoriamente retire o pedido antes do serviço:
Um sistema de controle e automação vai agilizar o processo de vendas e vai acelerar a sua produção logo quando você começar a usá-lo, caso ainda não tenha feito isso.

Além da agilidade nos processos, e a possível diminuição de mão de obra, é fato que, usando um sistema no qual os pedidos devem ser processados antes que o produto possa ser preparado ou servido, você garante o controle de recebimento e reduz a possibilidade de roubo.

29. Calcular o dinheiro que sobra ou que falta no seu caixa:
Quando você usa um sistema de automação para registrar as vendas antes que os produtos possam ser produzidos na cozinha ou antes de serem retirados do bar, a expectativa óbvia é que haverá um recibo de dinheiro ou cartão de crédito para pagar por essa venda.

Este processo de duas etapas, de um lado a venda, e do outro lado o pagamento (recibos), fornece um sistema de verificação no qual as vendas e os recibos devem ser iguais.

Quando há uma diferença entre os dois, é chamado de quebra de caixa. Daí a necessidade de usar um formulário de finalização de vendas no fim do expediente, onde você pode detectar diferenças de caixa como sobra ou como falta.

Fique atento a essas diferenças e faça as intervenções necessárias.

30. Conheça os melhores dias, as melhores horas de vendas e o número de clientes atendidos por hora de trabalho para cada parte do dia:
Usando um sistema de controle e automação permite que você entenda quais são seus dias e horários de picos. Isso pode te ajudar e muito, a dimensionar a sua mão de obra!

Os custos com colaboradores talvez sejam os maiores custos do seu restaurante. Como a maioria dos sistemas fornece relatórios de vendas, com dias e horários.

É possível que você tenha funcionários fixos, outros contratados por hora e quem sabe até funcionários contratados como prestadores de serviços. Isso pode reduzir e muito, o seu custo com a mão de obra.

Além disso, você pode encontrar os níveis excelentes de produtividade.

Agora é a sua vez de agir, trouxemos esse plano de ação para te ajudar a definir quais ações você precisa tomar e aconselhamos que você defina, pelo menos, 3 ações para começar a ter melhores resultados. Utilize uma folha para cada ação.